Koszty uzyskania przychodu (KUP) obniżają podstawę opodatkowania — każde 1 000 zł wrzucone w koszty przy podatku liniowym 19% oznacza 190 zł mniej podatku. Warto wiedzieć, co można odliczyć, a co urząd skarbowy zakwestionuje.
Ogólna zasada — co może być kosztem?
Koszt uzyskania przychodu musi spełniać łącznie trzy warunki:
- Cel: wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.
- Dokumentacja: musisz mieć fakturę, rachunek lub inny dowód poniesienia wydatku.
- Wykluczenia: wydatek nie może być na liście kosztów wyłączonych (art. 23 ustawy o PIT).
Co zdecydowanie można wrzucić w koszty?
Sprzęt elektroniczny
- Laptop, komputer, monitor — bez limitów, przy zakupie do 10 000 zł od razu jako koszt; powyżej jako środek trwały z amortyzacją.
- Telefon komórkowy — w całości, jeśli używany wyłącznie służbowo; 75% wartości przy użytku mieszanym (lub 50% przy ryczałtowym podejściu).
- Tablet, słuchawki, drukarki, akcesoria biurowe — tak, jeśli służbowe.
Samochód
- Leasing operacyjny — raty w kosztach (do limitu wartości 150 000 zł netto dla aut osobowych).
- Zakup auta — środek trwały, amortyzacja do wartości 150 000 zł (225 000 zł dla elektryków).
- Paliwo, serwis, ubezpieczenie — 75% przy samochodzie osobowym używanym mieszanie; 100% przy dedykowanym firmowym (z rejestrem przejazdów lub wynajętym na firmę bez możliwości prywatnego użytku).
Biuro i praca zdalna
- Wynajem biura — w pełnej kwocie.
- Mieszkanie jako siedziba firmy — proporcjonalna część czynszu (metraż biurowy / całkowity metraż). Wymaga zgłoszenia adresu jako siedziba w CEIDG. Podejście ryzykowne, warto skonsultować z księgowym.
- Internet, prąd (biuro) — tak, w części służbowej.
Usługi i subskrypcje
- Usługi biura rachunkowego, prawne, doradcze.
- Subskrypcje narzędzi (SaaS): Slack, Figma, Notion, Adobe CC, Office 365 — tak.
- Szkolenia i kursy zawodowe.
- Koszty reklamy i marketingu online (Google Ads, Meta Ads).
Co budzi wątpliwości?
| Wydatek | Status | Warunek |
|---|---|---|
| Ubrania (garnitur, koszula) | Ryzykowne | Tylko jeśli oznakowane logo firmy lub wymagane jako uniform |
| Lunch z klientem | Tak (wyżywienie) | Nie może to być „reprezentacja" (przepisy wyłączają reprezentację) |
| Siłownia, sport | Nie | Uznawana za wydatek osobisty |
| Wakacje jako „wyjazd służbowy" | Ryzykowne | Wymagane realne uzasadnienie gospodarcze |
| Prezenty dla kontrahentów | Tak (do 200 zł) | Powyżej 200 zł — reprezentacja, wyłączona z KUP |
Koszty wyłączone z odliczenia
Art. 23 ustawy o PIT wymienia kilkadziesiąt pozycji, które nie mogą być kosztem. Najważniejsze:
- Odpisy amortyzacyjne powyżej wartości 150 000 zł dla aut osobowych.
- Kary umowne i odszkodowania z tytułu wad wyrobów.
- Odsetki za opóźnienia podatkowe.
- Reprezentacja (wystawne kolacje, drogie prezenty).
- Składki na ubezpieczenia osobiste inne niż wymagane.
Ważne przy ryczałcie: jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, nie możesz odliczać kosztów — płacisz podatek od przychodu, nie od dochodu. Dlatego przy wysokich kosztach ryczałt może być niekorzystny.
Masz wątpliwości, czy konkretny wydatek możesz zaksięgować jako koszt? Zapytaj naszego asystenta lub zadzwoń do biura — sprawdzimy każdy przypadek indywidualnie.