Od 1 lutego 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla największych podatników VAT (obrót powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął praktycznie wszystkich czynnych podatników VAT w Polsce. Jeśli prowadzisz działalność i jesteś płatnikiem VAT, prawie na pewno już podlegasz temu obowiązkowi.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma, przez którą przechodzą wszystkie faktury VAT wystawiane między przedsiębiorcami (B2B) oraz na rzecz instytucji publicznych (B2G). Faktura wystawiona w KSeF dostaje unikalny numer identyfikacyjny i trafia do bazy MF — podatnik nabywca ma automatyczny dostęp do faktury po jej wystawieniu.
System działa przez API lub przez dostarczone przez MF darmowe narzędzie webowe. Większość programów księgowych (m.in. wFirma, Comarch, Symfonia) obsługuje KSeF bezpośrednio.
Kogo obowiązuje KSeF od 1 kwietnia 2026?
Obowiązkiem objęci są wszyscy czynni podatnicy VAT wystawiający faktury dla innych przedsiębiorców (B2B). Dotyczy to zarówno:
- jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG),
- spółek cywilnych, jawnych, z o.o., akcyjnych,
- podatników kwartalnych i miesięcznych.
Kogo KSeF nie dotyczy?
Ustawa przewiduje kilka wyjątków, w których faktury nadal można wystawiać poza KSeF:
- Podatnicy zwolnieni z VAT (obrót poniżej 200 000 zł lub zwolnienie przedmiotowe) — dla nich KSeF jest dobrowolny (od 1 stycznia 2025 r.).
- Faktury dla konsumentów (B2C) — do sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności KSeF nie ma zastosowania.
- Faktury wystawiane za granicą — transakcje z kontrahentami zagranicznymi poza Polską.
- Paragony z NIP do kwoty 450 zł (faktury uproszczone) — przepisy przejściowe mogą je tymczasowo wyłączać.
Harmonogram wdrożenia
| Data | Kto | Charakter |
|---|---|---|
| 1 sty 2022 | Wszyscy podatnicy VAT | Dobrowolny |
| 1 sty 2025 | Zwolnieni z VAT | Dobrowolny |
| 1 lut 2026 | Obrót > 200 mln zł | Obowiązkowy |
| 1 kwi 2026 | Wszyscy czynni podatnicy VAT | Obowiązkowy |
Co grozi za brak KSeF?
Wystawienie faktury poza KSeF po dacie objęcia obowiązkiem może skutkować:
- karą pieniężną do 100% kwoty VAT z faktury (nie mniej niż 50% tej kwoty),
- kwestionowaniem prawa do odliczenia VAT przez nabywcę,
- obowiązkiem korygowania rozliczeń.
Jak zacząć?
- Sprawdź, czy Twój program fakturowy obsługuje KSeF — większość popularnych rozwiązań ma już integrację.
- Nadaj uprawnienia — jeśli faktury wystawia biuro rachunkowe lub pracownik, musisz nadać im token w systemie MF.
- Przetestuj na środowisku demo — MF udostępnia sandbox do testów przed produkcją.
- Zachowaj faktury z numerem KSeF — archiwizacja odbywa się automatycznie przez MF przez 10 lat, ale warto mieć lokalne kopie.